"Hệ thống quản lý thư viện trường học trực tuyến" được thiết kế hoạt động trên mạng Internet với địa chỉ được cung cấp là http://thuvien.edu.vn. Hệ thống này được xây dựng và phát triển trên nền tảng ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, các chức năng Hệ thống được thiết kế theo chuẩn thống nhất, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý thư viện trong các nhà trường. Đặc biệt hệ thống thư viện cung cấp đầy đủ các mẫu biểu báo cáo, phục vụ đắc lực cho ban giám hiệu nhà trường trong quá trình theo dõi và quản lý thư viện.

Về mặt nghiệp vụ, Hệ thống quản lý thư viện trường học được xây dựng dựa trên các chuẩn chung của hệ thống thư viện thế giới và sử dụng giao diện web nên đảm bảo khả năng tương tác, tương thích với các hệ thống khác một cách dễ dàng. Hệ thống quản lý thư viện trường học bao gồm các phân hệ OPAC, Lưu thông, Biên mục, Bổ sung, Ấn phẩm định kỳ, Bạn đọc, Thiết lập hệ thống, và đặc biệt chức năng thống kê, báo cáo hết sức mềm dẻo, thuận tiện và chính xác.

Về phía nhà trường, ban lãnh đạo có thể tự điều chỉnh việc bổ sung và quản lý hiệu quả nguồn tài liệu, đánh giá chính xác nhu cầu và khả năng thông tin của học sinh, phân tích số liệu và đưa ra báo cáo cần thiết về hoạt động của thư viện.

Về phía thư viện, cán bộ thư viện có thể quản lý tốt các ấn phẩm, tài sản thư viện và tự động hóa các khâu xử lý nghiệp vụ từ đơn giản đến phức tạp. Bạn đọc cũng dễ dàng tiếp cận, khai thác tối đa nguồn tài nguyên của thư viện phục vụ mục đích học tập và nghiên cứu. Hệ thống quản lý thư viện trường học đã thực sự góp phần chuẩn hoá nghiệp vụ thư viện, nâng cao hiệu quả quản lý thư viện trong trường học.

Hệ thống quản lý thư viện trường học được thiết kế gần gũi, dễ dàng vận hành khi đưa vào sử dụng, thuận tiện trong việc cập nhật dữ liệu.

Khi sử dụng Hệ thống quản lý thư viện trường học, người dùng không phải cài đặt, chỉ cần thiết bị kết nối Internet là có thể sử dụng được Hệ thống ở bất cứ nơi đâu. Đây là sản phẩm chất lượng cao, đáp ứng đầy đủ và tốt nhất nhu cầu của nhà quản lý trong việc quản lý thư viện.

2. Giao diện hệ thống

2.1.Chức năng chọn phần mềm

Hệ thống thư viện trực tuyến gồm 3 phần mềm: Thư viện truyền thống, thư viện số, quản trị hệ thống.

2.2.Chức năng Đổi mật khẩu

Để đảm bảo an toàn dữ liệu của nhà trường, thì trong trường hợp lần đầu tiên kích hoạt tài khoản hoặc nghi ngờ có người khác sử dụng tài khoản này. Thao tác đổi mật khẩu như sau:

Bước 1: Kích vào nút Hệ thống/Đổi mật khẩu.

Bước 2: Nhập mật khẩu cũ.

Bước 3: Nhập mật khẩu mới và xác nhận mật khẩu mới.

Yêu cầu: Mật khẩu phải bao gồm cả chữ và số, độ dài mật khẩu tối thiểu 8 ký tự và không được chứa tên đăng nhập.

Bước 4: Kích nút Xác nhận để phần mềm thực hiện đổi mật khẩu .

2.3.Chức năng cấu hình hệ thống

Giúp nhà trường khai báo định dạng phiếu mượn, phiếu trả, phiếu phạt, phiếu mất sách. Khai báo thông tin Hiệu trưởng và thủ thư.

Bước 1: Kích vào nút Hệ thống/ Cấu hình hệ thống.

Bước 2: Trên màn hình hiển thị chọn: Tên hiệu trưởng và Tên thủ thư, sau đó kích nút Sửa mục chọn.

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin Hiệu trưởng và Thủ Thư.

Bước 4: Kích nút Lưu lại.

Bước 5: Sau khi cấu hình xong mục này, người dùng thoát tài khoản ra và đăng nhập lại, in các báo cáo sẽ có đầy đủ thông tin Hiệu trường và Thủ Thư.

2.4. Chức năng Thoát tài khoản

2.5. Chức năng cấu hình năm học và học kỳ

3. Quy ước chung

Hệ thống có những quy ước chung về cách thực hiện Thêm mới, sửa, xoá, tìm kiếm đối tượng trong hệ thống:

- Thêm mới: Khi cần thêm mới đối tượng, chỉ cần kích vào nút thêm mới Thêm mới.

- Sửa mục chọn: Khi cần thay đổi số liệu đã nhập, trước tiên cần kích vào ô vuông bên cạnh đối tượng để được chọn, sau đó kích nút Sửa mục chọn để vào nội dung và sửa theo ý muốn.

- Xóa mục chọn: Khi cần xóa dữ liệu đã nhập, cần tích vào ô vuông bên cạnh mục chứa đối tượng để được chọn. Sau đó kích nút Xóa mục chọn để khẳng định thao tác. Chú ý khi xoá xong, mọi dữ liệu của đối tượng đều không còn trong hệ thống. Hệ thống không có “thùng rác” để chứa dữ liệu đó như trong Windows, chính vì thế trước khi xoá, bạn nên cân nhắc cẩn thận.

- Tìm kiếm: Để tìm nhanh một đối tượng nào đó, người dùng (Người sử dụng) có thể nhập thông tin cần tìm vào ô tìm kiếm và kích nút Tìm để Hệ thống tự động lọc cho người dùng.

4. Hướng dẫn đăng nhập hệ thống

Để đăng nhập vào hệ thống quản lý thư viện trường học, người dùng thực hiện thao tác như sau:

Bước 1: Mở trình duyệt web (Firefox hoặc internet Explorer, Chrome) và nhập địa chỉ: thuvien.edu.vn lên thanh địa chỉ trình duyệt.

Chú ý : Nhập địa chỉ trực tiếp vào thanh địa chỉ, không vào trang Website: Google để tìm.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng Tên đăng nhập, mật khẩu, mã đơn vị đã được cung cấp.

Bước 3: Sau khi nhập thông tin đầy đủ, người dùng kích nút Đăng nhập hoặc nhấn phím Enter để đăng nhập vào Hệ thống. Giao diện màn hình chính của chương trình:

PHẦN II. TÓM TẮT QUY TRÌNH NHẬP DỮ LIỆU

I. Nghiệp vụ thư viện truyền thống

Nếu đơn vị lần đầu tiên sử dụng Hệ thống, người quản trị hệ thống bắt buộc phải thực hiện các công việc cụ thể sau đây:

1. Khai báo và nhập các danh mục dùng chung

- Danh mục khối học, lớp học, bộ môn – tổ.

- Bảng phân loại sách DDC, kho sách, ngôn ngữ.

- Nhà xuất bản, nơi xuất bản, thư mục, loại thẻ.

2. Danh mục Bạn đọc

- Nhập thông tin bạn đọc (giáo viên, học sinh): Thực hiện thành công khi máy có dữ liệu học sinh tại Hệ thống thông tin giáo dục trực tuyến với đủ các thông tin: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, mã học sinh, nơi sinh,….

- Sinh mã thẻ cho bạn đọc: Bao gồm giáo viên và học sinh

- Gia hạn thẻ đọc

- In thẻ độc giả: Thẻ này có thể dùng làm thẻ cho giáo viên và học sinh.

3. Danh mục Biên mục

- Nhập ấn phẩm

- Biên mục ấn phẩm và đăng ký cá biệt cho ấn phẩm

- In phích, in mã vạch và in nhãn (theo kho, theo đăng ký cá biệt, môn loại – nhan đề, môn loại – tác giả, kho – đăng ký cá biệt).

4. Danh mục Lưu thông (Nghiệp vụ mượn – trả sách)

Sau khi người dùng thực hiện các chức năng nhập ấn phẩm, biên mục ấn phẩm, tạo mã cá biệt cho ấn phẩm tại danh mục Biên mục và nhập danh sách độc giả tại danh mục Bạn đọc, người dùng đã có dữ liệu ấn phẩm, danh sách độc giả để thực hiện các thao tác mượn trả ấn phẩm, quản lý, theo dõi nhật ký mượn trả của độc giả.

II. Nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử

Nhập tài liệu: - Điện tử.

- Video.

- Audio.

- Hình ảnh.

PHẦN III. QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRUYỀN THỐNG

1. Danh mục

Có 2 hệ thống danh mục: Dùng riêng cho thư viện và dùng chung cho toàn hệ thống. Các bảng danh mục hệ thống được xây dựng nhằm đảm bảo tính thống nhất, tính liên thông và đồng bộ dữ liệu của phân hệ quản trị hệ thống với các phân hệ khác trong đó có phân hệ quản lý thư viện.

Dùng riêng cho thư viện	Hệ thống
Bảng phân loại sách DDC	Khối học
Kho sách	Lớp học
Ngôn ngữ	Bộ môn – Tổ
Nhà xuất bản
Nơi xuất bản
Thư mục
Loại thẻ

1.1 Khối học

Danh mục khối học đã được tạo sẵn (Nhà trường không cần phải thực hiện các công việc quản lý danh mục này).

1.2 Lớp học

Mô tả: Quản lý danh sách lớp học của nhà trường.

Chú ý: Không xóa các lớp từ danh sách lớp (toàn bộ dữ liệu học sinh các năm học của nhà trường sẽ bị xóa).

1.2.1 Thêm mới lớp học

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 1. Danh mục\1.2 Lớp học.

Bước 2: Chọn Khối và Kích nút Thêm mới.

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin.

Bước 4: Kích nút Ghi để lưu lại những giá trị dữ liệu người dùng đã nhập.

Hình minh họa:

1.2.2 Sửa thông tin lớp học

Bước 1: Kích chọn ô vuông bên dòng cần sửa.

Bước 2: Kích nút Sửa mục chọn.

Bước 3: Sửa các thông tin bị sai.

Bước 4: Kích nút Lưu lại để hoàn thành việc sửa dữ liệu.

1.2.3 Xóa thông tin lớp học

Bước 1: Kích chọn ô vuông bên dòng cần sửa.

Bước 2: Kích nút Xóa mục chọn.

Bước 3: Hộp thoại thông báo hiện ra, người dùng bấm nút Đồng ý để xác nhận.

1.3 Bộ môn – Tổ

Mục đích: Giúp người dùng quản lý giáo viên theo bộ môn – Tổ. Các thao tác thêm sửa xóa Bộ môn – Tổ tương tự như mục 1.2 Lớp học

1.4 Bảng phân loại sách (DDC)

Mục đích: Bảng phân loại là bảng giá trị hay công cụ chính để phân loại tài liệu, đây là phương tiện cần thiết để phân loại sách báo – tài liệu trong thư viện.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 1.Danh mục/1.4 Bảng phân loại sách.

Bước 2: Kích nút Thêm mới.

Bước 3: Nhập các thông tin: Mã, Ký hiệu, Tên phân loại.

Bước 4: Kích nút Ghi để lưu lại dữ liệu.

Chú ý: Đây là chức năng liên quan đến việc cập nhật, bổ sung, điều chỉnh danh mục. Về nguyên tắc, người dùng được phép chỉnh sửa cũng như thêm mới danh mục, tuy nhiên do các bảng danh mục trong phần này đã được chuẩn hóa trước khi đưa chương trình vào sử dụng nên người dùng không nên điều chỉnh bảng danh mục có sẵn trong chương trình.

1.5 Kho sách

Mục đích: Quản lý danh mục các kho sách, hiện tại hệ thống đã mặc định đầy đủ các kho sách chính trong thư viện, vì thế người dùng không cần phải thao tác trong mục này.

Chú ý:

- Mã kho không được để chữ có dấu. Ví dụ: Mã kho là SDD (Kho sách Đạo đức) thay vì để SĐĐ.

- Nếu các đơn vị có nhiều ấn phẩm thì có thể tách nhánh nhỏ hơn về các kho, nhưng phải tuân thủ mã gốc của 7 kho chính là: STK, SGK, SNV, STN, SDD, SPL, STC + thêm 1 ký hiệu nhánh nhỏ đảm bảo (kho phải đủ 3 ký tự).

1.6 Ngôn ngữ

Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo ngôn ngữ, người dùng cập nhật danh mục này theo số ngôn ngữ sử dụng: Tiếng Việt, Tiếng dân tộc.., Tiếng Anh,…

Ngoài 15 ngôn ngữ cơ bản trên người dùng có thể thêm tên dân tộc vào mục ngôn ngữ khác.

1.7 Nhà xuất bản

Mục đích: Cập nhật danh sách các nhà xuất bản giúp cho việc thống kê ấn phẩm theo nhà xuất bản được chính xác, hiệu quả, đồng thời cũng giúp người sử dụng thực hiện thao tác biên mục nhanh hơn.

Hiện tại hệ thống đã phích cứng 57 nhà xuất bản do bộ thông tin và truyền thông cung cấp. Ngoài ra người dùng có thể cập nhật thêm một số nhà xuất bản chưa có.

1.8 Nơi xuất bản

Mục đích: Quản lý danh sách các nơi xuất bản.

1.9 Thư mục

Mục đích: Thư mục cung cấp cách phân nhóm và quản lý nội dung thư viện hoặc danh sách.

1.10 Danh mục loại thẻ đọc

Mục đích: Giúp người dùng thiết lập loại thẻ và quy định thông tin: Số lượng mượn và thời gian mượn sách của từng loại thẻ.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 1. Danh mục/1.10 Danh mục loại thẻ đọc.

Bước 2: Nhập trực tiếp số lượng sách được mượn, số lượng sách được mượn/1 phiếu, thời gian mượn lên giao diện.

Bước 3: Kích nút Lưu dữ liệu để lưu lại thông tin.

Chú ý:

- Số sách được mượn: Tổng số sách tối đa mà độc giả được phép mượn.

- Số sách được mượn/1 phiếu: Tổng số sách tối đa mà độc giả được phép mượn trong 1 lần mượn.

- Thời gian mượn: Chỉ áp dụng trong trường hợp độc giả đọc tại phòng đọc mở (thời gian được tính theo ngày).

2. Bạn đọc

Mục đích: Đây là danh mục quản lý độc giả của thư viện. Tại Danh mục này, người dùng có thể thực hiện các chức năng: Khai báo danh sách bạn đọc, làm thẻ đọc, in thẻ đọc, phạt thẻ đọc, gia hạn cho thẻ, thiết lập trạng thái thẻ đọc.

2.1 Thẻ đọc giáo viên

Mục đích: Giúp người dùng bổ sung trực tiếp thông tin giáo viên.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 2. Bạn đọc/2.1 Thẻ đọc giáo viên.

Bước 2: Chọn bộ môn – tổ và kích nút Thêm mới.

Hình ảnh minh họa:

Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin giáo viên.

Bước 4: Kích nút Ghi để lưu lại thông tin thẻ đọc giáo viên.

2.2 Thẻ đọc học sinh

Thực hiện tương tự như thẻ giáo viên.

2.3 Sinh mã thẻ giáo viên

Mục đích:

- Nhằm tạo ra cho mỗi giáo viên có một mã số, mã này là duy nhất và không trùng lặp.

- Dựa vào mức độ quản lý, thẻ giáo viên còn có thể được kết hợp các nhu cầu quản lý thư viện, phòng máy tính, phòng thí nghiệm….

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 2. Bạn đọc/2.3 Sinh mã thẻ giáo viên.

Bước 2: Kích nút Sinh mã giáo viên.

Chú ý: Các trường chỉ thực hiện thao tác này khi đã hoàn thiện đầy đủ, chính thức hồ sơ giáo viên toàn trường. Bộ mã giáo viên theo chuẩn của Sở GD&ĐT sẽ cấp phát sử dụng chính thức.

2.4 Sinh mã thẻ học sinh

Thực hiện tương tự như sinh mã thẻ giáo viên

2.5 Thiết lập trạng thái thẻ

Mục đích: Giúp người dùng thiết lập trạng thái thẻ (đang lưu thông, chờ kích hoạt sử dụng,...) sau khi thêm mới độc giả.

Đối với những thẻ đọc vi phạm quy định của thư viện (mượn quá nhiều chưa trả, quá hạn phải trả, làm mất ẩn phẩm,...), người dùng có thể ghi nhận để đánh dấu các trạng thái của thẻ, tiện cho việc quản lý thẻ đọc và mượn ấn phẩm.

Ghi chú: Những độc giả đã tốt nghiệp, hoặc chuyển trường thì chọn trạng thái thẻ là cấm mượn (không được xóa thẻ) hoặc thiết lập thẻ đó hết hạn sử dụng.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 2. Bạn đọc/2.5 Thiết lập trạng thái thẻ

Bước 2: Chọn từng thông tin thẻ cần thay đổi trạng thái hoặc chọn tất cả (Chú ý mỗi độc giả khi mới thêm vào đều có trạng thái chờ kích hoạt).

Bước 3: Chọn trạng thái cần thiết lập (đang lưu thông, chờ kích hoạt sử dụng,...) sau đó kích nút Thiết lập trạng thái.

Hình ảnh minh họa:

Hình 13: Thiết lập trạng thái thẻ đang lưu thông thành công.

2.6 Gia hạn thẻ

Mục đích: Giúp người dùng gia hạn thẻ cho từng đối tượng vì mặc định chương trình luôn là ngày hiện tại của năm. Vì vậy, trước khi in thẻ người dùng cần gia hạn thời gian cho từng đối tượng thẻ đọc hoặc tất cả đối tượng thẻ đọc.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 2. Bạn đọc/2.6 Gia hạn thẻ.

Bước 2: Chọn loại thẻ cần gia hạn (giáo viên, học sinh)

Bước 3: Chọn ngày gia hạn.

Bước 3: Kích nút Gia hạn thẻ.

2.7 In thẻ bạn đọc

Mục đích: Giúp người dùng thực hiện làm thẻ cho bạn đọc.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 2. Bạn đọc/2.7 In thẻ bạn đọc.

Bước 2: Chọn loại thẻ cần in.

Bước 3: Chọn từng đối tượng (giáo viên, học sinh) hoặc tất cả đối tượng cần in thẻ bằng cách tích vào các ô chọn và kích nút In thẻ thư viện.

Chú ý: Ngoài ra nhà trường cũng có thể thực hiện tương tự để in thẻ trường học cho học sinh hoặc giáo viên.

3. Biên mục

Mục đích: Các chức năng trong Danh mục này cho phép người dùng thực hiện toàn bộ quy trình nhập mới, biên mục, tạo mã cá biệt cho ấn phẩm,…. Muốn đưa ấn phẩm vào lưu thông (mượn, trả, in kết quả. ..) thì cần thực hiện theo quy trình tóm tắt dưới đây:

- Nhập mới ấn phẩm

- Biên mục ấn phẩm

- Tạo mã cá biệt cho ấn phẩm.

3.1 Danh sách biên mục

Mục đích: Giúp người dùng nhập toàn bộ các trường thông tin cơ bản của ấn phẩm đã có trong thư viện như số chứng từ, nguồn cung cấp, nhan đề, số lượng, kho sách, ngày vào sổ, biên mục ấn phẩm, đăng ký cá biệt cho ấn phẩm….

3.1.1 Thêm mới ấn phẩm

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 3.Biên mục/ 3.1 Danh sách biên mục

Bước 2: Kích nút Thêm ấn phẩm

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin ấn phẩm, đặc biệt các trường dữ liệu có dấu (*)

Trong đó:

+ Tác giả: Nhập thông tin tác giả chính của tác phẩm.

+ Đồng tác giả: Nhập tác giả thứ 2, 3, 4, người sưu tầm, biên soạn….Đối với ấn phẩm có từ 5 tác giả trở lên thì phần này nhập 3 tác giả đầu rồi nhập 3 chấm (….).

+ Năm xuất bản: Thống nhất ghi bằng số Ả Rập. Ví dụ năm 2010.

Nếu không có năm xuất bản, năm in thì mô tả theo năm bản quyền.
Năm xuất bản rất cần thiết cho tất cả các loại hình tài liệu. Vì vậy, cần tìm trong chính văn hay trong các nguồn tài liệu khác để xác định một năm xuất bản tương đối đúng và mô tả để trong ngoặc vuông [ ].

+ Số trang: Ghi số trang tài liệu, lấy số trang cuối cùng của ấn phẩm đưa vào mô tả.

Ví dụ: Sách có 180 trang, thì nhập 180 (không ghi 180tr).

+ Khổ sách: Ghi theo chiều cao tính bằng cm và làm tròn số.

Ví dụ: khổ 20,5cm thì nhập vào 21.

+ Đơn giá: Nhập đơn giá của ấn phẩm theo số nguyên dương.

+Thông tin phân loại:Trong danh mục Bảng phân loại sách (DDC) có bảng phân loại dùng chung cho Thư viện trường học. Bảng Phân loại này là tiện ích giúp người dùng tra cứu kí hiệu phân loại của ấn phẩm 1 cách nhanh nhất.

+ Từ khóa thời gian: Chọn từ hay cụm từ thể hiện nội dung tài liệu để đặt tên cho từ khóa.

Đối với các tác phẩm văn học, từ khóa giúp cho biết môn loại khoa học của ấn phẩm.

Ví dụ: Gió đầu mùa của Thạch Lam → từ khóa là tác phẩm văn học.

+Từ khóa chuyên đề: Từ khóa phản ánh tài liệu từng lĩnh vực, từng chuyên đề.

+Từ khóa địa chí: Từ khóa thể hiện về một địa phương, một khu vực địa lý.

+Từ khóa nhân vật: Từ khóa thể hiện về đời sống, sự nghiệp của những nhân vật lịch sử,…

+Sách mới: Nếu sách mới được mua hoặc cấp phát về thư viện thì kích ô vuông để đánh dấu.

+ Mã xếp giá: Tiện ích này giúp cho thư viện nào sử dụng xếp giá theo môn loại hoặc tự chọn. Trong đó:

Bước 3: Kích nút Ghi để lưu lại dữ liệu đã nhập hoặc nếu muốn nhập tiếp ấn phẩm trong chứng từ đó thì bấm nút Ghi và thêm.

Chú ý:

Kinh nghiệm người làm công tác TV thì nên chọn Ngày vào sổ trùng với Ngày chứng từ để tiện trong việc quản lí, kiểm tra và tìm kiếm chứng từ.
Một số chứng từ thì có thể nhập nhiều ấn phẩm của các kho khác nhau.
Số chứng từ và số hóa đơn tài chính sẽ được lấy thông tin ra sổ Tổng Quát. Trên 1 số chứng từ chỉ nhập một số hóa đơn tài chính. Nếu không nhớ số hóa đơn tài chính thì có thể bỏ qua không nhập. Không được phép nhập 1 số chứng từ có 2 số hóa đơn tài chính.

3.1.2 Sửa biên mục

Mô tả: Giúp người dùng sửa lại thông tin tác giả, thông tin xuất bản và mô tả vật lý, ngôn ngữ, thư mục, phân loại, tùng thư và phụ chú, thông tin từ khóa, sách mới,…

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 3.Biên mục/ 3.1 Danh sách biên mục

Bước 2: Chọn tiêu đề sách và kích Sửa ấn phẩm

Bước 3: Giao diện sửa ấn phẩm hiển thị, người dùng sửa lại các thông tin sai trên giao diện.

Bước 4: Kích nút Lưu lại để lưu dữ liệu.

3.1.3 Hướng dẫn biên mục và đăng ký cá biệt thêm cho ấn phẩm đã tồn tại

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 3.Biên mục/ 3.1 Danh sách biên mục

Bước 2: Kích nút Thêm ấn phẩm

Bước 3: Chọn ấn phẩm cần biên mục và đăng ký lại.

3.1.4 Tra cứu tiêu đề sách

Bước 1: Kích vào danh mục: 3. Biên mục/ 3.1 Danh sách biên mục sau đó nhập thông tin tìm kiếm vào ô Tìm kiếm theo tiêu đề Sách như hình dưới:

Bước 2: Kích nút Tìm kiếm để Hệ thống tìm kiếm sách theo yêu cầu.

3.1.5 In phích cho biên mục

Mục đích: Sau khi in phích xong quản lý thư viện sẽ xếp phích vào tủ mục lục theo ký hiệu phân loại và bạn đọc chỉ cần tìm phích trong tủ mục lục để chọn được tài liệu và làm phiếu yêu cầu để mượn sách (có ghi đầy đủ kí hiệu xếp giá ở phích trên, góc trái của phích).

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 3. Biên mục/ 3.1 Danh sách biên mục

Bước 2: Chọn tiêu đề sách và phích cần in (phích tiêu đề/ phích tác giả/ phích môn loại).

Bước 3: Kích nút In phích và Hệ thống sẽ in ra mẫu phích như sau (ví dụ in phích theo tiêu đề):

Bước 4: Kích vào biểu tượng in và người dùng lựa chọn một trong các kiểu định dạng file như PDF hoặc Word để in.

3.1.6 In mã vạch

Mục đích: Dùng để dán vào sách cho máy đọc mã vạch, đọc thông tin của sách khi thực hiện mượn trả.

Các bước thực hiện: Tương tự như In phích

3.1.7 In các nhãn ấn phẩm

Mục đích: Để dán gáy sách giúp cho việc tìm kiếm thông tin trên giá sách thuận tiện hơn.

3.1.7.1 In nhãn ấn phẩm theo kho

Mục đích: Xếp giá theo kho.

3.1.7.2 In nhãn ấn phẩm theo Đăng ký cá biệt

Mục đích: Xếp giá theo đăng ký cá biệt.

3.1.7.3 In nhãn ấn phẩm theo môn loại – Nhan đề

Mục đích: In nhãn gáy môn loại – Nhan đề.

3.1.7.4 In nhãn ấn phẩm theo môn loại – Tác giả

Mục đích: In nhãn gáy môn loại – Tác giả.

3.1.7.5 In nhãn ấn phẩm theo môn Kho – Đăng ký cá biệt

Mục đích: In nhãn gáy Kho – Đăng ký cá biệt.

3.2 Danh sách ấn phẩm theo ĐKCB

Mục đích: Quản lý sách theo số đăng ký cá biệt và giúp người dùng biết mình đã đăng ký mã cá biệt của các kho sách đến số nào để chủ động cho việc đăng ký những sách mới.

4. Lưu thông

Mục đích: Quản lý các nghiệp vụ: Mượn sách, trả sách, mất sách hay phạt độc giả. Ngoài ra còn hiển thị cho thủ thư danh sách các thẻ đăng ký mượn sách qua mạng.

4.1 Mượn sách

Mục đích: Quản lý việc độc giả mượn tài liệu thông qua thẻ thư viện và hệ thống đọc mã vạch. Phục vụ bạn đọc mượn các loại tài liệu có trong thư viện, đồng thời cũng giúp người dùng thực hiện công đoạn cho mượn tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Giám sát chặt chẽ quá trình mượn tài liệu, đảm bảo tính nhất quán và khoa học trong việc tổ chức kho tài liệu, thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và sử dụng tài liệu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn 4. Lưu thông/4.1 Mượn sách.

Bước 2: Dùng thẻ thư viện Quét qua đầu đọc mã vạch (Có thể nhập trực tiếp vào ô Số thẻ rồi Enter) hoặc kích Tìm kiếm để vào danh sách thẻ và chọn đến thẻ muốn mượn sách. Mọi thông tin về thẻ sẽ được hiển thị lên giao diện.

Bước 3: Dùng đầu đọc thẻ đọc các mã vạch (Số ĐKCB) trên từng cuốn sách để hiển thị thông tin cuốn sách mượn hoặc nhập trực tiếp mã đăng ký cá biệt của ấn phẩm vào ô Số ĐKCB.

Bước 4: Tích chọn Sách chờ mượn và kích nút Xác nhận cho mượn.

Bước 5: Hộp thoại hiện ra thông báo xác nhận và Kích nút OK để hoàn thành.

4.2Danh sách phiếu mượn giáo viên

Mục đích: Tổng hợp các phiếu mượn và cho biết thông tin của từng thẻ đang mượn, đã trả và sách làm mất.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn danh mục: 4. Lưu thông/4.2 Danh sách phiếu mượn giáo viên

Bước 2: Chọn thao tác lọc theo Bộ môn/Tổ hoặc tìm kiếm theo tên độc giả.

4.3 Danh sách phiếu mượn Học sinh

Thực hiện tương tự như mục 4.2a Danh sách phiếu mượn giáo viên

4.4 Danh sách độc giả mượn quá hạn

Mục đích: Đưa ra danh sách thẻ và sách mượn quá hạn để có kế hoạch đòi sách và phạt bạn đọc.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn 4. Lưu thông/4.4 Danh sách độc giả mượn quá hạn.

Bước 2: Chọn thao tác lọc theo loại thẻ, nếu là thẻ giáo viên thì cần chọn thêm thông tin bộ môn, còn nếu là thẻ học sinh thì chọn thêm thông tin khối, lớp cần xem.

4.5 Trả sách

Mục đích: Quản lý việc độc giả trả tài liệu thông qua thẻ thư viện và hệ thống đọc mã vạch.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn 4. Lưu thông/4.5 Trả sách.

Bước 2: Dùng thẻ thư viện quét qua đầu đọc mã vạch (Có thể nhập trực tiếp vào ô Số thẻ rồi Enter) hoặc kích Tìm kiếm để vào danh sách thẻ và chọn đến thẻ muốn trả sách. Mọi thông tin về thẻ sẽ được hiển thị lên giao diện.

Bước 3: Dùng đầu đọc thẻ đọc các mã vạch (Số ĐKCB) trên từng cuốn sách hoặc tích chọn vào cuốn cần trả.

Bước 4: Chọn hết những cuốn sách trả và kích nút Trả sách để thực hiện thao tác trả sách.

4.6 Danh sách phiếu trả GV

Mục đích: Tổng hợp các phiếu trả sách và cho biết thông tin của từng thẻ giáo viên đã trả sách theo tổ bộ môn.

Mỗi phiếu trả có thẻ xem chi tiết phiếu bằng cách kích biểu tượng dấu (+) của thẻ cần xem.

4.7 Danh sách phiếu trả HS

Mục đích: Tổng hợp các phiếu trả sách và cho biết thông tin của từng thẻ học sinh đã trả sách theo từng khối, từng lớp.

4.8 Mất sách

Mục đích: Xử lý việc mất sách của độc giả thông qua thẻ thư viện và hệ thống đọc mã vạch.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn 4. Lưu thông/4.8 Mất sách.

Bước 2: Dùng thẻ thư viện quét qua đầu đọc mã vạch (Có thể nhập trực tiếp vào ô Số thẻ rồi Enter) hoặc kích Tìm kiếm để vào danh sách thẻ và chọn đến thẻ báo mất sách. Mọi thông tin về thẻ sẽ được hiển thị lên giao diện.

Bước 3: Tích chọn vào những cuốn sách báo mất sau đó chọn hình thức xử lý trả bằng tiền hay đền sách khác sau đó kích nút Xác nhận mất sách.

4.9 Danh sách phiếu mất GV

Mục đích: Tổng hợp các phiếu mất sách và cho biết thông tin của từng thẻ đã mất sách

Mỗi phiếu mất có thể xem chi tiết phiếu bằng cách kích biểu tượng dấu (+) của thẻ cần xem.

4.10 Danh sách phiếu mất HS

Mục đích: Tương tự như 4.10 Danh sách phiếu mất GV.

4.11 Phạt thẻ đọc

Mục đích: Giúp người dùng ghi nhận phạt bạn đọc do vi phạm những quy định của thư viện như làm mất sách, làm rách sách, không chấp hành nội quy của thư viện….. Có 3 hình thức phạt độc giả:

- Giam thẻ đọc (Cấm mượn) trong khoảng thời gian nhất định.

- Phạt tiền.

- Hình thức khác…

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn 4. Lưu thông/4.11 Phạt thẻ đọc.

Bước 2: Dùng thẻ thư viện quét qua đầu đọc mã vạch (Có thể nhập trực tiếp vào ô Số thẻ rồi Enter) hoặc kích Tìm kiếm để vào danh sách thẻ và chọn đến thẻ bị phạt. Mọi thông tin về thẻ sẽ được hiển thị lên giao diện.

Bước 3: Chọn lý do phạt và hình thức phạt. Nếu hình thức phạt là Giam thẻ đọc thì nhập phạt từ ngày đến ngày nào, hoặc hình thức là Phạt tiền thì số tiền là bao nhiêu….

Bước 4: Sau khi chọn được lý do phạt và hình thức phạt, thầy cô kích nút Xác nhận phạt.

4.12 Danh sách phiếu phạt GV

Mục đích: Đưa ra danh sách phiếu phạt giáo viên.

4.13 Danh sách phiếu phạt HS

4.14 Danh sách Sách chờ mượn

Mục đích: Đưa ra danh sách sách mà bạn đọc đăng ký trước thông qua mạng.

5.Quản lý kho sách

5.1 Sách trong kho

Mục đích: Quản lý thông tin các kho sách, danh sách chứng từ nhập và thông tin xuất sách cùng chứng từ xuất sách.

5.2 Danh sách chứng từ nhập

Mục đích: Quản lý các chứng từ nhập theo các thông tin nhập vào, tính chất hay nguồn nhập.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn danh mục : 5. Quản lý kho sách/5.2 Danh sách chứng từ nhập

Bước 2: Chọn tính chất nhập: Cấp phát, mua, tặng hoặc khác.

5.3 Xuất sách

Mục đích: Quản lý việc xuất sách như thanh lý, đổi sách… khi lập xuất sách sẽ không thể cho mượn sách đó nữa.

Lý do xuất sách: Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho tài liệu, đồng thời với việc bổ sung tài liêu mới, cần thường xuyên nghiên cứu, kịp thời phát hiện và thanh lọc những tài liệu có nội dung sau đây ra khỏi kho sách thư viện:

- Những tài liệu có nội dung xấu, phạm sai lầm về quan điểm, lập trường, chịu ảnh hưởng của những trào lưu tư tưởng lạc hậu, phản động, đi ngược lại lợi ích quốc gia, dân tộc.

- Những tài liệu có nội dung không phù hợp với yêu cầu của chương trình sách giáo khoa mới, kiến thức cũ, lạc hậu.

- Những tài liệu đã bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng, không có khả năng tu bổ để sử dụng được nữa.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục 5. Quản lý kho sách/5.3. Xuất sách.

Bước 2: Nhập số chứng từ, ngày lập, lý do xuất sách và ghi chú.

Bước 3: Quét mã vạch qua đầu đọc những cuốn sách cần xuất hoặc kích Tìm kiếm để vào danh sách sách để chọn, cũng có thể nhập trực tiếp số đăng lý cá biệt vào.

Bước 4: Khi nhập hết đối tượng sách cần xuất, chọn nút Xác nhận xuất sách để ghi lại.

5.4 Danh sách chứng từ xuất

5.5 Biên bản kiểm kê ấn phẩm

Mục đích: Quản lý biên bản kiểm kê.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục 5. Quản lý kho sách/ 5.5 Biên bản kiểm kê ấn phẩm.

Bước 2: Kích nút Thêm mới.

Bước 3: Nhập thông tin đợt kiểm kê, thời gian Từ ngày….. Đến ngày…….

5.6 Kiểm kê ấn phẩm

Mục đích: Giúp người dùng tiến hành kiểm kê ấn phẩm để biết được tình trạng các ấn phẩm có trong thư viện của đơn vị.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục 5. Quản lý kho sách/ 5.6 Ấn phẩm đã kiểm kê

Bước 2: Chọn đợt kiểm kê, ngày kiểm kê, kho kiểm kê và tình trạng sách.

Bước 3: Chọn ấn phẩm cần kiểm kê sau đó kích nút Xác nhận kiểm kê sách.

5.7 Ấn phẩm đã kiểm kê

Bước 1: Kích vào danh mục 5. Quản lý kho sách/ 5.7 Ấn phẩm đã kiểm kê

Bước 2: Chọn kho sách được kiểm kê.

Bước 3: Kích nút Xuất Excel để in danh sách ấn phẩm đã được kiểm kê.

5.8 Ấn phẩm chưa kiểm kê

Bước 1: Kích vào danh mục 5. Quản lý kho sách/ 5.8 Ấn phẩm chưa kiểm kê.

Bước 2: Chọn kho sách chưa được kiểm kê.

Bước 3: Kích nút Xuất Excel để in danh sách ấn phẩm chưa được kiểm kê.

5.9 Khôi phục ấn phẩm xuất kho

Mục đích: Quản lý những ấn phẩm đã khai báo mất và thanh lý trong kho. Sau một thời gian được mua bổ sung, thay vì việc phải nhập mới người dùng dùng chức năng này để đưa ấn phẩm trở về trạng thái sẵn sàng trong kho để tiếp tục lưu thông.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục 5. Quản lý kho sách/ 5.9 Khôi phục ấn phẩm xuất kho.

Bước 2: Chọn số chứng từ xuất.

Bước 3: Chọn ấn phẩm cần khôi phục trạng thái và kích nút Khôi phục trạng thái. Xuất hiện thông báo, bấm chọn OK để xác nhận việc khôi phục ấn phẩm đó.

6. Báo cáo thống kê

Các báo cáo thống kê do Hệ thống tự động tổng hợp, người dùng chỉ cần chọn lựa các mục cần xem hoặc in báo cáo.

6.1 Sổ đăng ký tổng quát

Mục đích: Giúp người dùng thống kê được những thông tin về:

- Tổng số vốn tài liệu hiện có trong thư viện vào từng thời điểm nhất định.

- Số lượng vốn tài liệu hiện có theo từng môn loại tri thức hoặc từng loại tài liệu (tài liệu sách giáo khoa, tài liệu tham khảo, tài liệu nghiệp vụ giáo viên) theo quy định của mẫu sổ đăng ký trong thư viện trường học.

- Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu hiện có trong thư viện.

- Nguồn cung cấp tài liệu và nguyên nhân xuất tài liệu ra khỏi thư viện.

Sổ đăng ký tổng quát gồm 3 phần:

6.1 Sổ đăng ký tổng quát - Phần 1

Mục đích:Thống kê tài liệu nhập vào thư viện. Phần này giúp cho cán bộ thư viện nắm được những thông tin về tình hình tổng quát tài liệu nhập vào tài liệu.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục : 6. Báo cáo thống kê/ 6.1 Sổ đăng ký tổng quát/6.1 Sổ đăng ký tổng quát - Phần 1.

Bước 2: Nhập thời gian cần kết xuất:

Bước 3: Kích nút Tổng hợp để Hệ thống tự động thực hiện tổng hợp báo cáo.

Hình 40: Thông kê báo cáo tổng số tài liệu nhập kho.

Mục đích: Thống kê tài liệu xuất ra khỏi thư viện. Phần này giúp cho cán bộ thư viện biết về số lượng, các loại tài liệu cũng như lí do xuất ra khỏi thư viện (do bị mất mát, hư hại trong quá trình sử dụng, hoặc tài liệu không còn giá trị sử dụng về mặt nội dung…).

6.1c Sổ đăng ký tổng quát - Phần 3

Mục đích: Tổng hợp sự biến động của kho tài liệu hàng quý, hàng năm về tổng số tài liệu nhập, tổng số tài liệu xuất và số hiện còn trong kho của thư viện.

6.2 Sổ đăng ký cá biệt

Mục đích: Giúp người dùng thống kê được những thông tin về:

- Lịch sử hình thành vốn tài liệu của thư viện: Tài liệu được bổ sung trong thời gian nào? Tài liệu xuất vì lí do gì?

- Biết giá tiền của từng tài liệu để làm căn cứ tính toán nếu thanh lí tài liệu hoặc bạn đọc đền bù khi mất mát, hư hỏng.

- Là công cụ quan trọng để kiểm kê kho sách.

6.3 Sổ mượn sách của giáo viên

6.4 Sổ mượn sách của học sinh

6.5 Ấn phẩm hiện có sổ ĐKCB

6.6 Ấn phẩm hiện có theo tên sách

6.7 Ấn phẩm đang mượn

6.8 Ấn phẩm thanh lý

6.9 Tình hình lưu thông

6.10 Ấn phẩm hiện có theo số ĐKCB

6.11 Ấn phẩm hiện có theo tên sách

6.12 Độc giả mượn nhiều nhất

6.13 Ấn phẩm mượn nhiều nhất

6.14 Ấn phẩm theo nhan đề

6.15 Ấn phẩm theo môn loại

6.16 Ấn phẩm theo kho sách

6.17 Ấn phẩm theo năm xuất bản

Hình 46: Thống kê ấn phẩm theo năm xuất bản.

7.Tiện ích thư viện

7.1 Lấy dữ liệu bạn đọc từ hệ thống QLTH

Mục đích: Giúp người dùng sao chép toàn bộ dữ liệu Bộ môn/Tổ, Giáo viên, Lớp học và Học sinh từ Hệ thống thông tin giáo dục trực tuyến sang Hệ thống quản lý thư viện.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 7. Tiện ích thư viện/7.1 Lấy dữ liệu bạn đọc từ hệ thống QLTH.

Bước 2: Kích chọn dữ liệu cần lấy như hình dưới:

Bước 3: Kích nút Đồng ý để hoàn thành việc sao chép.

Chú ý:

- Trước khi thực hiện thao tác này. Bạn phải chắc chắn rằng dữ liệu Học sinh của hệ thống quản lý học sinh đã được sinh mã Học sinh.

- Thao tác này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất trong quá lấy dữ liệu từ Hệ thống quản lý học sinh.

7.2 Nhập dữ liệu giáo viên từ Excel

Mục đích: Giúp nhà trường nhập nhanh thông tin giáo viên từ file excel.

7.3 Nhập dữ liệu học sinh từ Excel

Mục đích: Giúp nhà trường nhập nhanh thông tin học sinh toàn trường từ file excel.

7.5 Tìm kiếm sách thư viện

Mục đích: Giúp người dùng tìm kiếm nhanh tất cả các thông tin về sách trong kho theo các tiêu chí: Tiêu đề sách, tác giả, loại ấn phẩm, kho sách, ngôn ngữ, nhà xuất bản hoặc theo tiêu chí tìm từ khóa như: Từ khóa chuyên đề, địa chí, nhân vật,…

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích chọn danh mục 7.Tiện ích thư viện/7.3 Tìm kiếm sách thư viện.

Bước 2: Kích chọn tiêu chí tìm kiếm: Tìm nhanh tên sách hoặc tìm chi tiết, tìm theo từ khóa, tìm sách mới.

7.6 Nhập dữ liệu biên mục

7.7 Xuất dữ liệu biên mục

PHẦN IV. QUẢN LÝ THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ

Mục đích: Quản lý lưu trữ toàn bộ tài liệu điện tử trong trường học.

1.Tài liệu điện tử

Mô tả: Tài liệu điện tử gồm tài liệu Video, tài liệu sách nói, tài liệu điện tử

1.1 Tài liệu Video

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 1.Tài liệu điện tử/1.1.Tài liệu video.

Bước 2: Chọn Thư mục và Khối.

Bước 3: Kích nút Thêm mới.

Bước 4: Nhập các thông tin về tài liệu điện tử:

+Nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, ngôn ngữ .

+ Chọn file tài liệu từ máy tính: .

+ Chọn quyền truy cập: .

+ Kích chọn để tài liệu được lưu thông.

+ Kích chọn : Tính năng này được sử dụng khi quản trị viên cho phép tài liệu được download với những tài khoản có quyền truy cập đã được chọn.

Bước 5: Kích nút Ghi để lưu dữ liệu.

1.2 Tài liệu sách nói

1.3 Tài liệu Ảnh

Các bước thực hiện nhập tài liệu sách nói, tài liệu ảnh, sách điện tử cũng tương tự.

2. Sách điện tử

3. Bài giảng điện tử

PHẦN V. QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

Mô tả: Dành riêng cho nhà quản trị hoặc Lãnh đạo nhà trường.

1.Danh mục

2.Thông tin chung

3. Phân quyền hệ thống

3.1. Nhóm người dùng

Mô tả: Để tạo ra nhóm quản trị theo các mức độ, giới hạn sử dụng chức năng hệ thống

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 3.Phân quyền hệ thống/3.1 Nhóm người dùng.

Bước 2: Kích nút Thêm mới để nhập mã nhóm và tên nhóm.

Bước 3: Kích nút Ghi để lưu dữ liệu.

3.2 Phân quyền nhóm người dùng

Mô tả: Phân quyền cho nhóm người dùng đã được tạo ra từ mục 3.1 trên.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Kích vào danh mục: 3. Phân quyền hệ thống/3.2 Phân quyền nhóm người dùng.

Bước 2: Chọn đối tượng cần phân quyền và kích nút Phân quyền để phân quyền cho đối tương này.

Bước 3: Tích chọn từng chức năng sử dụng Hệ thống, sau đó kích nút Lưu lại để hoàn tất.

Chú ý: Sau khi tạo nhóm người dùng ở mục 3.1 xong bắt buộc phải thao tác phân quyền cho nhóm đó.

TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢNG ÍCH

Địa chỉ: Phòng 2506, Phường Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội.

Tel: (04) 6291.9340 - 6291.9341; Hotline: 19004740

Website: www.quangich.com ; E-mail: info@quangich.com

Tin cùng chuyên mục

Khối 4 - Dự án làm đồ chơi dân gian cho bài thi Công nghệ

12/5/2025Khối 4

Khối 3 - Dạy học Tiếng Việt tích hợp "Giáo dục địa phương Thành phố Hồ Chí Minh"

Khối 5 - Hào hứng thực hiện dự án "Em làm mô hình xe chạy bằng năng lượng mặt trời"

Khối 1 - Môn Hoạt động trải nghiệm - Chủ đề: Quê hương em - Bài: Những việc cần làm cho quê hương

Tổ Tiếng Anh - Chuyên đề “Ứng dụng Elearning trong giảng dạy và học tiếng Anh lớp 5"

Chia sẻ tin bài